Wie ich das Papier aus meinem Leben verbannte

Kein Papier. So gut wie.

Seit zwei Jahren verwende ich kein Papier mehr. Also, so gut wie keins. Ich gestehe, meine Schnittmuster entstehen noch auf Papier und ich liebe es, auf gutem Papier zu zeichnen. Aktuell hat mich das Zentanglen gepackt (siehe die hübsche Feder im Beitragsbild). Zur Entfaltung der Kreativität ist mir Papier und das haptische Erlebnis sehr viel Wert. Zur Organisation weniger. Ein Großteil der privaten Post erreicht mich leider nach wie vor über den Briefkasten und will ganz analog bearbeitet werden. Im Büro kommt über die letzten Jahre merklich weniger per Briefpost an.

Aber seit zwei Jahren habe ich keine Notiz, keine Gedankenstütze mehr auf Papier festgehalten.

Was bedeutet das im Alltag?

Das heißt im täglichen Leben: Ich halte alles gleich per Laptop oder Smartphone fest. Der Laptop ist entsprechend klein und muss viel aushalten (seit Jahren ein MacBook Air 13“), denn er reist mindestens morgens mit ins Büro oder zu einem mobilen Arbeitsplatz meiner Wahl. Er ist mit auf Reisen, im Flieger, im Café, einfach überall im Einsatz. Abends begleitet er mich aufs Sofa, falls ich eine Nachtschicht einlegen will.

Achtung: Du wirst auch beliebter Protokollant

In Alltagssituationen – sei es Bürobesprechung oder Elternversammlung – bedeutet das auch, dass ich vor aufgeklapptem Laptop sitze, während alle anderen Teilnehmer Papier und Kuli auspacken. Bei der Frage, wer Protokoll schreibt, musste ich mir folglich eine gesunde Haltung angewöhnen – die Blicke gehen schnell zu der Person hinter dem Bildschirm. Ich mach das auch gerne (ohne Quatsch), aber eben nicht immer. Und nicht nur, weil ich digital unterwegs bin. Also schreib ich gerne das erste Protokoll und gebe dann ab.

Mein Vorteil: Wenn ich aus der Runde rausgehe, ist das Protokoll fertig und wird umgehend versandt. Erledigt.

Vorteil des digitalen Protokolls. Du gehst aus dem Raum und bist fertig. #digitallife Klick um zu Tweeten

Ich mag mir heute gar nicht mehr vorstellen, wie das ist, noch etwas von Papier abzutippen. Alleine das quälende Gefühl, dass das noch ansteht, hab ich schlicht aus meinem Leben verbannt. Traumhaft.

Unabhängig von Zeit und Raum

Abgesehen von dem wunderbaren Wissen, ein gutes Stück Baum zu sparen, hat es was Befreiendes, auf das Trägermedium Papier zu verzichten. Denn es macht mich unabhängig von Zeit und Raum.

Was ich vorher oft erlebte: Das, was ich (auf Papier) gerade brauchte, war immer zur falschen Zeit am falschen Ort. Eine Rechnung, die ich überweisen wollte? Lag zu Hause und ich war unterwegs. Ein Artikel, den ich noch lesen wollte? Lag im Büro auf dem Tisch, dabei hatte ich gerade im Flieger Zeit ‚rein zu schauen. Die Notizen vom letzten Treffen der Projektgruppe? Waren im Notizbuch, das ich just nicht in der Tasche hatte, als ich meine To-dos nachlesen wollte. Die Visitenkarte des netten Menschen, den ich gestern kennen gelernt habe? Lag in der Tasche, die gerade woanders stand. Die Belege, die für die Steuererklärung relevant sind? Lagen in verschiedenen Stapeln im ganzen Haus.

Gelöst per App

Und heute? Evernote ist zu meinem virtuellen Zuhause und verlässlichen digitalen Begleiter geworden. Stets synchronisiert auf allen Endgeräten.

Die Rechnung wird per App gescannt, sobald ich sie aus dem Briefumschlag ziehe (ich nutze Scannable und synchronisiere automatisch mit Evernote). Dem interessanten Artikel geht es ebenso, so steht er jederzeit zum Lesen in Evernote bereit. Notizen tippe ich ohnehin direkt in Evernote, bei Konferenzen gerne gespickt mit Fotos des Vortragenden oder interessanten Slides, die zur Gedankenstütze helfen. Kollegen freuen sich über solche Mitschriften. Wenn ein Thema für sie relevant ist, teile ich meine Evernote-Notiz gleich am Ende der Konferenz-Session. Wenn etwas so spannend ist, dass es mehr Menschen interessieren könnte, dann erstelle ich ein öffentliches Storify. Eine sehr schöne Form, Veranstaltungen zusammen zu fassen. Ein Beispiel: die erste Digitalkunde-Stunde in unserem Piloten zu digitaler Bildung.

Deadlines werden direkt im Kalender notiert, mit Erinnerung (ich kenn mich ja 😉 ). To-dos stehen in Momentum (ein Grund für mich zu Chrome zu wechseln) und begrüßen mich auf meinem Laptop, sobald ich den Browser öffne (und das tu ich oft am Tag).

Startbildschirm mit To-Dos in Momentum
So begrüßt Euch Momentum (die Liste meiner To-Dos hab ich euch grade mal erspart… 😉 )

Visitenkarten scanne ich direkt mit Evernote, Kontakte werden dann automatisch auf LinkedIn hergestellt (wenn jemand dort ist). Kleiner Nachteil der amerikanischen App: Xing gibt´s in der Evernote-Welt nicht. Deshalb – und auch weil ich viele internationale Kontakte habe – führe ich ein Social-Network-Doppelleben. Sowohl LinkedIn als auch Xing spielen eine große Rolle. Und ich persönlich versuche inzwischen, dort auch nur mit Menschen in Kontakt zu sein, die ich irgendwie kenne. Sonst verliere ich den Überblick.

Last but not least: die Steuererklärung. Ich weiß, ein rotes Tuch für uns alle und leider noch weit davon entfernt auf dem Bierdeckel erledigt zu werden.

Auch in der Firma haben wir kürzlich umgestellt – wir scannen Rechnungen gleich, um daraus automatisch Überweisungen zu generieren und die Buchung vorzubereiten. Was im Großkonzern vermutlich schon länger Realität ist, bot nun auch Datev an, der Dienstleister, der wohl Standard im Mittelstand und der mittelständischen Steuerberatung sein dürfte. Ich war begeistert, dass ein so traditionelles Unternehmen nun den Weg der Digitalisierung beschreitet. Sehr richtig. Bei der Einführung stellen wir zwar fest, dass vieles noch nicht konsequent digital gedacht ist, aber die Richtung stimmt.

Die Steuer – auch nur eine Sammlung von Regeln

Nach der Lektüre von Second Machine Age im vergangenen Jahr habe ich mir in den Kopf gesetzt, die Steuererklärung wieder selbst zu erledigen und nicht zum Steuerberater zu geben. Schließlich sind das alles nur Algorithmen. Kompliziert, nicht komplex, denn feste Regeln beschreiben das Werk (na ja, undurchsichtig und oftmals unverständlich ist es trotzdem).

Und tatsächlich: sind erst einmal alle Belege gescannt und dank Evernote durchsuchbar (OCR included – ein Riesenvorteil und zudem leistungsstark), dann hast du auch schnell die Unterlagen beisammen. Spaß ist es immer noch nicht, aber es ist erträglich.

Einziges Manko: Ich hatte das deutliche Gefühl, dass die Steuerbeamten es nicht erfreulich finden, wenn man das selber macht. Da wird wohl noch ein altes System am Leben erhalten. Mit dem Steuerberater läuft alles durch, bei uns wurden mehr Fragen gestellt. Sicher war auch nicht alles perfekt (dabei ist die Software WISO Steuersoftware schon sehr gut), aber das erklärt nicht, warum der zuständige Finanzbeamte a) eine falsche Telefonnummer auf seinem Briefkopf angab, b) telefonisch auch über die Durchwahl anderer nicht für uns erreichbar war und c) auf E-Mail-Terminanfrage keine Zeit für uns hatte (zumindest nicht im von mir vorgeschlagenen Zeit-Slot, aber es kam nur eine Absage, kein Gegenvorschlag).

Der Mensch wehrt sich noch gegen die Digitalisierung

Nun gut, das ist ein menschliches Phänomen, dem wir in der Digitalisierung noch oft begegnen werden. Der Mensch sperrt sich ein wenig vor der Veränderung, ja, sie macht vielen Angst. Wir müssen daran arbeiten, digitale Aufklärung zu betreiben. Beim Finanzamt nehme ich mir das nicht vor, aber gerne in vielen anderen Business-Feldern und in der Bildung 🙂

Angst ist ein menschliches Phänomen, dem wir in der Digitalisierung oft begegnen. Klick um zu Tweeten

Beschleunigung gefragt

Aus den persönlichen Erfahrungen kann ich bestätigen, dass sich die gesamte Finanzbranche sehr langsam bewegt. Ich wundere mich beispielsweise, warum wir Banküberweisungen nicht per gescannter Rechnung einreichen können. Oder, warum die Krankenkasse immer noch eine Papierabrechnung will. Zwar lese ich immer wieder von tollen Piloten, von einem durchgehend digitalen Portfolio – inklusive wirklicher Arbeitserleichterungen und nicht nur der Übersetzung des analogen Angebots – aber sind wir noch weit entfernt. Hier ist wie in allen Branchen eine Beschleunigung und sichtbare Digitalisierung notwendig, wenn traditionelle Player nicht bald von ganz neuen Spielern im Feld abgelöst werden wollen. Und wenn Kunden, die wie ich längst auf weitgehend papierlos umgestellt haben, gehalten werden sollen.

Digitale Angebote ermöglichen einige Arbeitserleichterungen. Die Finanzbranche bietet noch viel… Klick um zu Tweeten

Und es geht weiter

Aktuell arbeite ich daran, die email so weit es geht aus meinem Alltag zu verbannen und digitales Arbeiten effektiver zu gestalten. Aber das ist ein anderes Thema. Das in einem anderen Beitrag beschrieben werden will.

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